RANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA "UNIVERSITAS GAJAH MADA" YOGYAKARTA

RANCANGAN SISTEM INFORMASI

I. KELUARAN PROGRAM :

Sistem informasi Sumber Daya Manusia memiliki kemampuan sebagai berikut:

1. Menampilkan Profil Sumber Daya Manusia di UGM yang meliputi:

· Data Pejabat Struktural Seluruh Universitas.

· Data Kelompok Keahlian SDM (ahli sistem informasi, ahli manajemen, ahli akutansi, ahli politik luar negeri, ahli penyakit dalam, dsb)

· Data Kualifikasi SDM: profesor, doktor, master, sarjana, dsb.

· Data personal SDM: nama, NIP, tempat/tanggal lahir, foto, alamat, telp., emergency call, jenis pegawai (tetap/honorer/kontrak, dll), unit kerja, dsb.

· Data pangkat/jabatan

· Data pendidikan dan kursus yang pernah diikuti

· Data riset-riset & publikasi ilmiah yang pernah dikerjakan

· Data proyek-proyek yang telah dilakukan

· Data keluarga

· Data kesehatan

· Data status pegawai (aktif/tugas belajar DN/tugas belajar LN/non-aktif, dll)

2. Sistem Informasi SDM memiliki fasilitas “searching” untuk menampilkan informasi SDM sesuai keinginan pengguna.

3. Dalam batas-batas tertentu, Sistem Informasi SDM dapat diakses oleh masyarakat umum pengguna Internet.

II. PENGGUNA PROGRAM :

Sistem informasi ini dapat melayani berbagai kriteria pengguna (multi user) dengan hak akses yang berbeda. Kelompok pengguna tsb adalah sebagai berikut:

· Rektorat : dapat mengakses semua data

· Dekanat: dapat mengakses data fakultas terkait

· Ka Jurusan: dapat mengakses data jurusan terkait

· Ka unit lain: dapat mengakses data unit terkait

· SDM yang bersangkutan

· Masyarakat umum; informasi yang dapat diakses terbatas pada:

§ PEJABAT STRUKTURAL UNIVERSITAS

§ INFORMASI PERSONAL SDM

§ KELOMPOK KEAHLIAN

§ KUALIFIKASI SDM

III. KEAMANAN PROGRAM :

1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ini berjalan pada sistem operasi LINUX dengan database MySQL yang relatif murah, namun handal menangani keamanan akses data pada jaringan komputer.

2. Kecuali masyarakat umum, setiap pengguna yang akan mengakses data memerlukan pasword yang sesuai dengan pengguna tsb.

3. Sistem ini dilengkapi log file data pengguna yang terkoneksi ke database yang mampu merekam informasi sbb:

· Nama pengguna,

· Lokasi IP Address pengguna,

· Hari, tanggal, jam, menit, & detik,

· Durasi akses data,

· Apa yang dilakukan

Data-data tersebut diperlukan untuk mendeteksi dan melacak hacker yang mencoba merusak sistem.

4. Sistem ini juga dilengkapi fasilitas BACK-UP database yang diperlukan jika terjadi kerusakan data.

IV. KEUNGGULAN

Keunggulan sistem informasi ini meliputi:

· Tersedianya data SDM UGM secara cepat, akurat, dan terpadu.

· Perangkat lunak yang digunakan menggunakan LINUX dan MySQL yang relatif murah dan mudah didapat.

· Dibuat oleh SDM milik UGM sendiri yang telah mengetahui atribut-atribut SDM UGM sehingga dapat menghindarkan kesalahan yang mendasar. Disamping itu, sistem informasi ini dapat dikembangkan sendiri oleh SDM UGM sesuai dengan tuntutan kebutuhan di masa yang akan datang.

V. KELEMAHAN

Kelemahan sistem informasi ini meliputi:

· Perangkat lunak yang digunakan tidak mendukung untuk pengelolaan data yang sangat besar (ratusan ribu pegawai). Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan database yang lebih baik, misalnya ORACLE. Kendalanya harga database Oracle masih sangat mahal.

· Diperlukan pelatihan khusus untuk menggunakan sistem baru. Di samping itu diperlukan seorang pengelola (admin) sistem informasi yang memiliki kemampuan hardware dan software jaringan komputer.

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

UNIVERSITAS GADJAH MADA

Informasi untuk masyarakat umum:

· PEJABAT STRUKTURAL UNIVERSITAS

· INFORMASI PERSONAL SDM

· KELOMPOK KEAHLIAN

· KUALIFIKASI SDM

Informasi khusus internal UGM ditambah:

· PANGKAT/JABATAN

· PENDIDIKAN DAN KURSUS

· PENELITIAN & PUBLIKASI ILMIAH

· PROYEK-PROYEK

· DATA KELUARGA

· RIWAYAT KESEHATAN

· STATUS PEGAWAI

Informasi di atas dapat ditampilkan menurut masing-masing personal SDM, atau menggunakan fasilitas “Searching”.